Google meet avantages et inconvénients : l’outil de visioconférence est-il fait pour votre équipe ?

Pourquoi Google Meet est sur toutes les lèvres en entreprise

Depuis 2020, vos réunions se jouent autant dans des rectangles de pixels que dans une vraie salle de réunion. Parmi les outils de visioconférence, Google Meet s’est imposé comme un standard discret, surtout dans les entreprises déjà équipées de Google Workspace (ex-G Suite).

Mais est-ce vraiment l’outil qu’il faut à votre équipe ? Ou utilisez-vous Google Meet « par défaut », parce qu’il est déjà là, sans jamais avoir challengé d’autres solutions comme Zoom, Teams ou Whereby ?

Dans cet article, on va sortir du discours marketing pour regarder Google Meet tel qu’il est vraiment : ses forces, ses angles morts et les cas d’usage où il est pertinent… ou pas du tout.

Google Meet en deux mots : ce que l’outil fait (et ne fait pas)

Google Meet est l’outil de visioconférence de Google. Il permet :

• d’organiser des réunions vidéo et audio,
• de partager son écran,
• d’enregistrer certaines réunions (selon le plan),
• d’intégrer les visios dans Google Agenda, Gmail et Drive,
• d’animer des webinaires ou grands événements (via les versions avancées).

Philosophie générale : un outil épuré, assez simple, très bien intégré à l’écosystème Google, mais moins riche en fonctionnalités « avancées » que d’autres acteurs spécialisés de la visio.

La vraie question n’est donc pas : « Google Meet est-il un bon outil ? » (il l’est), mais plutôt : « Est-il adapté à VOTRE manière de travailler, à VOS clients et à VOTRE maturité digitale ? ».

Les principaux avantages de Google Meet pour une équipe

Intégration native à Google Workspace : le gros point fort

Si votre entreprise utilise déjà Gmail, Google Agenda, Drive, Docs et Sheets, Google Meet coche immédiatement une case essentielle : tout est déjà intégré.

Dans la pratique, ça change quoi ?

• Création de réunion ultra rapide : depuis Google Agenda, chaque événement peut intégrer en un clic un lien Meet. Pas besoin de jongler entre plusieurs outils.
• Moins de frictions pour les équipes : vos collaborateurs n’ont pas besoin de retenir plusieurs workflows. Ils restent dans leur environnement Google.
• Partage de documents fluide : en réunion, un clic pour ouvrir un Google Doc, un Sheet ou une présentation et co-éditer en direct.
• Gestion des droits simplifiée : les accès sont alignés sur les comptes Google de l’entreprise (et peuvent être contrôlés par l’admin Workspace).

Cas typique : une équipe commerciale planifie tous ses rendez-vous dans Google Agenda, envoie automatiquement les liens Meet aux prospects, partage en live une présentation Google Slides et enregistre certaines démonstrations pour la formation interne. Le tout sans changer d’outil.

Accessibilité et simplicité d’usage

Sur le plan de l’UX, Google Meet joue la carte de la sobriété :

• interface dépouillée, peu de boutons, peu d’options cachées,
• accès facile via un simple lien,
• pas d’installation obligatoire sur desktop (fonctionne dans le navigateur),
• application mobile assez stable sur Android et iOS.

Pour des profils peu technophiles (commerciaux terrain, équipes opérationnelles, partenaires externes), cette sobriété est un vrai avantage. On clique, ça marche. Point.

À l’inverse d’outils plus « riches » qui peuvent intimider ou générer des erreurs (mauvaise salle, mauvais lien, mauvais profil de diffusion, etc.), Meet reste très linéaire.

Qualité audio/vidéo correcte et stable

Google Meet n’est pas toujours le meilleur sur la qualité vidéo pure face à Zoom, mais il offre un bon compromis :

• adaptation automatique à la bande passante : utile pour les équipes nomades ou en télétravail avec une connexion moyenne,
• réduction de bruit intégrée (dans certains plans) : pratique en open space ou à la maison,
• vidéo HD suffisante pour la plupart des usages (réunions internes, comités de pilotage, visios clients).

Pour des usages « business classiques » (réunion de suivi, management, coordination, call client), la qualité est largement satisfaisante. Les limitations se font sentir surtout sur des formats plus exigeants comme le streaming d’événements ou les formations en grand groupe.

Un modèle de sécurité robuste (pour peu qu’il soit bien configuré)

Google n’est pas irréprochable sur tous les sujets, mais sur la sécurité des données, le niveau est élevé :

• chiffrement des flux en transit,
• authentification via comptes Google Workspace avec SSO et MFA possibles,
• contrôles d’accès paramétrables par l’admin (qui peut limiter les participants externes, les enregistrements, etc.),
• hébergement conforme à de nombreuses normes (ISO, etc.).

Pour un DSI, l’avantage est clair : une solution unique, maîtrisée, administrable de manière centralisée, au lieu d’une jungle d’outils de visio non contrôlés qui circulent sous le radar des équipes IT.

Des fonctionnalités collaboratives suffisantes pour le quotidien

On n’est pas dans un outil d’animation d’atelier type Miro ou Klaxoon. Mais pour le quotidien d’une équipe, Google Meet propose l’essentiel :

• chat intégré pour partager des liens ou poser des questions,
• partage d’écran avec choix de fenêtre ou d’onglet,
• sous-titres en temps réel (utile pour l’accessibilité et pour les participants non natifs),
• levée de main pour éviter que tout le monde parle en même temps,
• sondages et Q&R dans les versions plus avancées (Workspace Business/Enterprise),
• tableau blanc via intégration Jamboard / FigJam / autres solutions (même si ce n’est pas le cœur de l’outil).

C’est largement suffisant pour des comités projet, réunions de suivi, entretiens RH ou points d’équipes hebdomadaires.

Les inconvénients de Google Meet à ne pas sous-estimer

Un retard fonctionnel face à certains concurrents

Si vous avez déjà utilisé Zoom ou Microsoft Teams, certaines limites de Google Meet sautent vite aux yeux :

• gestion des « breakout rooms » (salles de sous-groupes) plus limitée ou moins intuitive,
• moins d’options d’animation pour les grands groupes (réactions, mises en scène, modes présentateur avancés),
• enregistrement et stockage qui dépendent de votre plan Google Workspace et grignotent votre espace Drive,
• peu de fonctionnalités « webinaire » natives comparé à Zoom Webinar ou à certaines plateformes dédiées.

Pour une petite équipe interne, ce n’est pas dramatique. Pour un service formation, un service marketing habitué aux webinaires ou un organisme de formation, ce manque d’options devient un vrai sujet.

Une expérience moins fluide avec les invités externes… selon les profils

Théoriquement, tout le monde peut rejoindre un Google Meet via un simple lien, sans compte Google. En pratique, on observe régulièrement :

• des blocages liés aux politiques de sécurité des entreprises (certains navigateurs ou domaines restreignent l’accès),
• des difficultés pour certains utilisateurs non habitués à Google (messages d’autorisation caméra/micro, confusion entre compte perso et compte pro, etc.),
• des frictions avec des invités qui utilisent massivement Teams ou Zoom et ne veulent pas d’un outil de plus.

Pour vos réunions clients stratégiques, vous n’avez pas envie de perdre 10 minutes au début de chaque rendez-vous pour « régler le son et la caméra » parce que la personne ne comprend pas les autorisations de Chrome.

Personnalisation et branding limités

Pour une équipe marketing ou une entreprise qui veut soigner son image, Google Meet n’est pas l’outil le plus personnalisable :

• pas de salle d’attente très brandée,
• peu d’options pour intégrer votre charte graphique,
• peu de contrôle sur l’expérience vécue par l’invité (comparé à des plateformes dédiées aux webinaires ou aux démos produit).

Si votre usage de la visio est aussi un canal marketing (webinaires, démonstrations en grand, événements clients), vous atteindrez assez vite les limites de Meet.

Dépendance forte à l’écosystème Google

C’est un avantage… et un risque. Bâtir une grande partie de vos réunions sur Google Meet, c’est :

• vous aligner sur les choix techniques de Google (qui peut faire évoluer l’outil sans vous demander votre avis),
• vous heurter à des résistances internes si une partie de vos équipes préfère Microsoft 365 ou d’autres solutions,
• créer une forte dépendance au compte Google pour tous les usages quotidiens.

Pour une PME déjà 100 % Google Workspace, ce n’est pas un sujet. Pour une ETI ou un grand groupe hétérogène, où cohabitent plusieurs environnements, le choix de Google Meet doit être réfléchi avec la DSI et la direction.

Pas l’outil idéal pour tous les formats de réunions

Google Meet se débrouille très bien sur les réunions de taille moyenne (3 à 20 personnes). En revanche, pour certains formats, il montre ses limites :

• grands événements (plusieurs centaines de participants) : la gestion de la scène, du chat, des Q&R et des interactions est moins aboutie que sur des solutions d’événements digitaux dédiées,
• ateliers participatifs complexes (design thinking, co-création) : vous aurez besoin d’outils additionnels (Miro, Mural, Klaxoon) pour compenser le manque de fonctions d’animation,
• formations en ligne multi-sessions : le suivi pédagogique, les certifications, la gamification nécessitent d’autres briques logicielles.

Autrement dit : Meet est un bon socle de visio généraliste, mais ce n’est pas une plateforme de formation, ni un outil d’événementiel digital complet.

Google Meet est-il adapté à votre équipe ? Les bons cas d’usage

Quand Google Meet est généralement un très bon choix

Google Meet fait très bien le job dans les situations suivantes :

• Vous êtes déjà sur Google Workspace (Gmail, Agenda, Drive, Docs) et vous voulez éviter la multiplication des outils.
• Vos réunions sont majoritairement internes : points d’équipe, comités projet, réunions de suivi, entretiens individuels.
• Votre niveau de maturité digitale est hétérogène : certains collaborateurs sont à l’aise, d’autres beaucoup moins. Vous cherchez un outil qui ne fasse pas peur.
• Vous avez besoin d’un outil « qui marche » sans paramétrage : vous ne voulez pas perdre du temps à former tout le monde.
• Votre DSI veut centraliser les outils et réduire les risques de shadow IT.

Dans ce contexte, utiliser autre chose que Google Meet « pour faire comme tout le monde » n’apporterait pas grand-chose, et risquerait même de complexifier vos processus.

Quand il vaut mieux challenger Google Meet

En revanche, il est pertinent de challenger Google Meet (et de le compléter, voire de le remplacer) si :

• Vous organisez régulièrement des webinaires externes avec plusieurs centaines de participants, inscription, replays, automatisations marketing.
• Vous êtes un organisme de formation ou une équipe L&D qui veut industrialiser la formation à distance.
• Vos clients ou partenaires imposent déjà un autre outil (Teams, Zoom) et refusent d’utiliser autre chose.
• Votre besoin principal est la collaboration visuelle (ateliers, design, brainstorming) : une plateforme d’atelier en ligne sera plus pertinente.
• Vous voulez un haut niveau de personnalisation de l’expérience (branding, parcours d’inscription, analytics détaillés).

Dans ces scénarios, Google Meet peut rester en fond de toile pour les réunions internes, mais il ne doit plus être votre seul outil de visio.

Comment décider concrètement pour votre entreprise

Étape 1 : cartographier vos usages de la visio

Avant de trancher, prenez une heure pour dresser une cartographie simple :

• Qui organise des visios (équipes, métiers) ?
• Avec qui (interne, externe, clients, fournisseurs, candidats, partenaires) ?
• Pour quel type de réunion (one-to-one, suivi projet, comité, atelier, formation, webinaire, événement) ?
• Avec combien de participants en moyenne et au maximum ?
• Avec quels outils aujourd’hui (Meet, Teams, Zoom, autres) ?

Vous verrez souvent apparaître un schéma du type :

• Meet pour les réunions internes,
• Zoom ou Teams pour certains clients,
• un outil de webinaire ponctuel pour le marketing,
• WhatsApp / FaceTime « en solution de secours » pour certains cas urgents.

Étape 2 : définir vos critères de choix prioritaires

Ensuite, classez vos critères de décision :

• Simplicité pour les utilisateurs (prise en main, friction minimale),
• Intégration avec vos outils existants (Agenda, CRM, Drive, suite bureautique),
• Gestion des invités externes,
• Fonctionnalités d’animation (sondages, sous-salles, tableau blanc, Q&R),
• Fonctionnalités webinaire / événement,
• Coûts directs et indirects (licences, support, formation),
• Exigences de sécurité et de conformité.

Face à cette grille, Google Meet se positionne généralement bien sur :

• la simplicité,
• l’intégration (si vous êtes chez Google Workspace),
• la gestion centralisée et la sécurité,
• le coût global (souvent déjà inclus dans votre abonnement).

Et moins bien sur :

• les fonctionnalités d’animation avancées,
• les formats événementiels,
• la personnalisation de l’expérience.

Étape 3 : choisir une stratégie réaliste

Vous n’êtes pas obligé d’adopter une approche « tout ou rien ». Dans beaucoup d’entreprises, la stratégie la plus pragmatique ressemble à ceci :

• Google Meet comme standard interne : toutes les réunions internes se déroulent sur Meet, ce qui simplifie la vie des équipes et des administrateurs.
• Un outil complémentaire pour certains usages : par exemple Zoom pour les webinaires marketing, ou une plateforme de classe virtuelle pour la formation.
• Des règles de base claires : qui utilise quoi, dans quel cas, comment sont créés les liens, où sont stockés les enregistrements.

L’enjeu n’est pas de réduire le nombre d’outils à tout prix, mais de limiter le chaos et les redondances, tout en collant à vos usages réels.

Bonnes pratiques si vous choisissez (ou gardez) Google Meet

Pour tirer le meilleur de Google Meet, quelques réglages et habitudes font la différence.

• Standardisez la création des liens : toutes les réunions planifiées passent par Google Agenda, jamais par des liens « à la volée » partagés sur WhatsApp.
• Formez rapidement vos managers aux bonnes pratiques de visio (micro coupé par défaut, gestion du chat, partage d’écran, enregistrement).
• Activez les bons paramètres d’admin Workspace : qui peut enregistrer, qui peut inviter des externes, quels domaines sont autorisés.
• Définissez des règles sur les enregistrements : quand enregistrer, où stocker, combien de temps conserver (en jouant avec Drive et vos politiques de rétention).
• Combinez Meet avec d’autres outils collaboratifs : un document Google Docs partagé pour l’ordre du jour et la prise de notes, un tableau Miro pour les ateliers, etc.
• Testez la qualité technique régulièrement : bande passante des bureaux, équipements audio/vidéo dans les salles de réunion, casques recommandés.

En résumé : Google Meet, bon choix par défaut… à condition de l’assumer

Pour beaucoup d’entreprises déjà équipées de Google Workspace, Google Meet est un excellent « choix par défaut » pour la visio du quotidien : fiable, simple, bien intégré, suffisamment sécurisé, peu coûteux.

Ses limites apparaissent surtout quand la visio devient un levier stratégique (formation à grande échelle, événements client, marketing, animation d’ateliers complexes). Dans ces cas-là, le bon réflexe n’est pas forcément d’abandonner Meet, mais de l’encadrer : bien le positionner sur les usages internes, et lui adjoindre un ou deux outils plus spécialisés, plutôt que de laisser chaque équipe bricoler sa propre solution.

Avant de changer d’outil « parce que tout le monde utilise Zoom ou Teams », prenez le temps de regarder vos usages réels. Vous découvrirez souvent que l’enjeu n’est pas tant l’outil que la façon dont il est cadré, administré… et utilisé au quotidien.