Pourquoi le choix d’un logiciel d’encaissement est stratégique en restauration
Un service du midi qui déborde, des tickets qui s’accumulent, des additions mal calculées, des serveurs qui courent entre la salle et le comptoir… Si votre logiciel d’encaissement ne suit pas, c’est toute l’expérience client qui déraille.
En restauration, la caisse n’est plus un simple outil pour encaisser. C’est le centre nerveux de votre établissement :
- Elle orchestre la prise de commande en salle, au comptoir, en terrasse, en livraison.
- Elle synchronise la cuisine, le bar, la salle et parfois même le stock.
- Elle produit les données dont vous avez besoin pour piloter votre rentabilité.
Un logiciel d’encaissement mal adapté, c’est des erreurs, des pertes de temps, des clients agacés et une marge qui fond sans que vous sachiez vraiment pourquoi. À l’inverse, une solution bien pensée pour votre type de restaurant peut simplifier vos opérations au quotidien et vous faire gagner des points de marge, sans changer votre carte ni vos équipes.
La question n’est donc pas « Quel logiciel est le plus connu ? », mais bien : « Quelle solution colle vraiment à la façon dont vous travaillez ? ».
Commencez par votre réalité : quel type d’établissement gérez-vous ?
Avant même de regarder les fonctionnalités, prenez un temps pour formaliser votre modèle opérationnel. Les besoins d’un food truck ne sont pas ceux d’une brasserie de 80 couverts ou d’une dark kitchen multi-marques.
Posez-vous quelques questions très concrètes :
- Mode de service : sur place, à emporter, livraison, click & collect, tout à la fois ?
- Type de service : service à table, commande au comptoir, self-service, borne de commande ?
- Volume : combien de tickets par jour en moyenne, et en pic ? (service du midi, week-end, saison…)
- Organisation : une ou plusieurs zones (salle, terrasse, bar, plusieurs cuisines) ?
- Structure : établissement unique, groupe de restaurants, franchise ?
- Mobilité : besoin de prises de commandes en mobilité (terrasse, food truck, évènements) ?
Cet exercice permet d’éliminer rapidement une partie de l’offre :
- Un restaurant gastronomique avec fort besoin de personnalisation (allergies, accords mets-vins, notes détaillées en cuisine) aura besoin d’un système plus riche que la pizzeria à emporter de quartier.
- Un fast-food avec gros volume de tickets à faible montant cherchera avant tout la rapidité d’usage et la fluidité des enchaînements (combo, menus, suppléments, programmes de fidélité).
- Une chaîne ou un groupe devra regarder dès le départ les fonctions de centralisation, de reporting multi-sites et d’administration des cartes.
Les fonctionnalités de base indispensables pour un restaurant
Certains éditeurs affichent des dizaines de fonctionnalités, mais en restauration, quelques briques sont absolument incontournables. Si l’une d’elles est faible, vous le paierez tous les jours.
Au minimum, un bon logiciel d’encaissement restauration doit proposer :
- Une gestion fine des tables et des plans de salle : numérotation des tables, zones (salle, terrasse, étage), fusion/séparation de tables, changement de serveur, suivi du statut (en commande, servi, en attente d’addition…).
- Une prise de commande rapide et intuitive : accès direct aux catégories (entrées, plats, desserts, boissons), variantes (cuisson, accompagnement), options et suppléments, commentaires en cuisine (allergies, demandes spéciales).
- L’envoi automatique des bons en cuisine/bar : impression ou affichage sur écran pour limiter les déplacements, réduire les oublis et fluidifier la préparation.
- Une gestion claire des notes et additions : partage de note par convive, transfert d’articles d’une table à une autre, division de l’addition (par personne, par montant, par article).
- Une compatibilité avec les moyens de paiement modernes : espèces, carte bancaire (incluant CB sans contact), titres-restaurant (physiques et dématérialisés), éventuellement paiement mobile ou QR code.
- Des rapports de vente simples mais exploitables : chiffre d’affaires par service, par serveur, par type de produit, tickets moyens, top ventes, suivi TVA.
- Une conformité avec la réglementation française (notamment la certification ou l’attestation de conformité anti-fraude TVA).
Si un éditeur ne coche pas proprement ces cases, peu importe ses arguments marketing sur « l’IA » ou « l’omnicanal » : passez votre chemin.
Les besoins spécifiques selon votre format de restauration
Une fois les fondamentaux validés, regardez les besoins spécifiques à votre modèle. C’est souvent là que se fait la différence entre une solution « qui tourne » et une solution « qui vous facilite vraiment la vie ».
Restaurant à table / brasserie
- Prise de commande à la volée sur terminaux mobiles (smartphones, tablettes) pour éviter les allers-retours incessants.
- Gestion des plats du jour et suggestions facilement modifiables par le chef.
- Suivi des temps d’envoi (entrées, plats, desserts) et possibilité de cadencer le service.
- Gestion des pourboires (en espèces et CB) et de leur répartition (tips pooling).
- Possibilité de gérer des événements (groupes, menus spéciaux, privatisations).
Fast-food, snacking, pizzeria à emporter
- Interface ultra-rapide pour gérer les flux importants, avec touches rapides, combos, menus, remises pré-configurées.
- Gestion de la file d’attente, numéros de commande, affichage écran client.
- Intégration fluide avec des bornes de commande, panneaux d’affichage de menu, voire drive.
- Fonctions avancées pour la livraison : prise d’adresse, suivi livreurs, zones, frais de livraison.
Food truck, stands, restauration évènementielle
- Caisse 100 % mobile, utilisable hors connexion, avec terminal de paiement autonome.
- Installation et démontage rapides, matériel compact et résistant.
- Possibilité de dupliquer facilement la configuration sur plusieurs points de vente temporaires.
Dark kitchen, multi-marques, livraison
- Centralisation des commandes venant des plateformes (Uber Eats, Deliveroo, Just Eat…) dans la caisse.
- Gestion multi-marques, multi-cartes, avec vente sur un même back-office.
- Suivi précis de la préparation, du dispatch et des temps de livraison.
Matériel : caisse tactile, tablette ou solution 100 % cloud ?
Le logiciel ne vit pas dans le vide : il doit tourner sur un matériel adapté à votre environnement (graisses, chaleur, humidité, chocs, mobilité…). Trois grands scénarios se présentent généralement.
La caisse tactile « classique »
- Écran tactile fixé sur le comptoir, souvent relié à un tiroir-caisse, une imprimante ticket et un terminal CB.
- Fiable, robuste, adaptée aux environnements exigeants (cuisine, bar, longue durée d’usage).
- Souvent proposée en pack par les éditeurs ou revendeurs.
La solution sur tablette (iPad / Android)
- Plus flexible et esthétique, bien adaptée aux petits espaces ou établissements modernes.
- Permet de commencer avec un budget matériel souvent plus faible.
- Attention cependant à la solidité, à la protection (coques, supports) et à la qualité du Wi-Fi.
Les caisses 100 % cloud / web
- Logiciel accessible depuis un navigateur, parfois sur n’importe quel appareil.
- Pratique pour la gestion à distance, le multi-site et les mises à jour automatiques.
- Vérifier impérativement la gestion du mode hors-ligne : que se passe-t-il si la connexion tombe un samedi soir à 20h ?
Dans tous les cas, regardez :
- La compatibilité avec les terminaux de paiement que vous utilisez (ou envisagez d’utiliser).
- La qualité des imprimantes cuisine et bar (vitesse, lisibilité, résistance à la chaleur et à l’humidité).
- La facilité d’extension : ajout de nouveaux postes, de nouvelles imprimantes, de nouvelles zones de service.
Intégrations : comment votre caisse va dialoguer avec le reste de votre écosystème
Une caisse isolée peut fonctionner au quotidien, mais vous passerez à côté de beaucoup de gains de temps et de visibilité. L’intérêt des logiciels modernes est justement de s’intégrer à votre écosystème.
Les intégrations les plus utiles en restauration :
- Comptabilité : export automatique des écritures de ventes, ventilation par taux de TVA, rapprochement des paiements. Cela évite les ressaisies manuelles et les erreurs.
- Gestion de stock / achats : décrémentation des stocks à chaque vente, suivi des coûts matière, alertes sur ruptures, valorisation des inventaires.
- Réservation / gestion de salle : synchronisation avec les outils de réservation (TheFork, Guestonline, Zenchef…) pour anticiper les flux et optimiser la capacité.
- Livraison et commande en ligne : intégration avec les plateformes de livraison, sites de commande directe, click & collect, afin de centraliser les flux.
- RH / planning : lien avec les logiciels de gestion des temps ou de paie pour rapprocher chiffres de vente et planning, suivre la productivité par service.
Avant de signer, demandez toujours :
- Quelles intégrations sont nativement disponibles.
- Ce qui nécessite du développement spécifique (souvent long et coûteux).
- Si des API ouvertes existent, pour garder de la flexibilité dans le futur.
Ergonomie et prise en main : vos équipes sont le meilleur test
Une démonstration en visioconférence est utile, mais ne suffit pas. Un bon logiciel d’encaissement restauration doit être adopté par les serveurs, chefs de rang, barmans, responsables de salle… pas par le seul gérant.
Points à observer pendant un test :
- Combien de taps pour prendre une commande simple (plat + boisson) ?
- Comment se gèrent les cas fréquents : changement de table, ajout d’un convive, modification d’une cuisson, annulation d’un plat déjà parti en cuisine ?
- Un serveur qui n’a jamais vu le logiciel arrive-t-il à s’en servir après 15 ou 30 minutes de formation ?
- Les écrans sont-ils lisibles en conditions réelles (lumière forte, écran gras, bruit, stress du service) ?
N’hésitez pas à demander un test sur site pendant un ou deux services, même en parallèle de votre système actuel. C’est souvent là que ressortent les petits irritants qui, répétés des dizaines de fois par service, deviennent insupportables.
Aspects légaux, sécurité et fiabilité : les points à ne jamais négliger
En France, un logiciel d’encaissement ne peut pas être choisi uniquement sur son interface. Il doit aussi respecter un cadre légal précis.
Conformité fiscale (anti-fraude TVA)
- Depuis 2018, les commerçants soumis à la TVA doivent utiliser un logiciel ou système de caisse répondant à des exigences d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
- Le logiciel doit être certifié (NF525, par exemple) ou faire l’objet d’une attestation individuelle de l’éditeur.
- En cas de contrôle, vous devrez présenter ce justificatif. Absence de conformité = risque d’amende.
Fiabilité technique et sauvegardes
- Où sont stockées vos données (France, Europe, hors UE) ?
- À quelle fréquence les données sont-elles sauvegardées ?
- Existe-t-il une procédure claire de reprise d’activité en cas de panne matérielle ou de coupure internet ?
- Quels sont les engagements de disponibilité du service (SLA) si vous optez pour une solution cloud ?
Protection des données (RGPD)
- Votre caisse peut stocker des informations clients (historique, programmes de fidélité, réservation…). Elles doivent être gérées dans le respect du RGPD.
- Vérifiez les mentions légales, la politique de confidentialité et les paramètres de consentement pour l’usage marketing des données.
Modèle économique : ce que coûte vraiment un logiciel d’encaissement
Entre la licence, l’abonnement, le matériel, le support et les services annexes, le budget peut vite devenir flou. Posez les choses noir sur blanc sur 3 à 5 ans.
Les principaux postes à analyser :
- Licence / abonnement logiciel : mensuel ou annuel, par point de vente, par poste, par utilisateur ? Y a-t-il des paliers en fonction du nombre de tickets ?
- Matériel : achat, location ou leasing des caisses, tablettes, imprimantes, terminaux de paiement, bornes. Inclure aussi les accessoires (support, tiroir-caisse, câblage…)
- Installation et paramétrage : configuration de la carte, des tarifs, des plans de salle, des profils utilisateurs, formation des équipes.
- Support et maintenance : hotline, dépannage sur site, mises à jour logicielles, remplacement de matériel.
- Options et modules complémentaires : réservation, gestion de stock avancée, programmes de fidélité, intégration plateformes de livraison, bornes de commande…
Demandez systématiquement un chiffrage complet avec :
- Un coût d’entrée (année 1).
- Un coût récurrent (années suivantes).
- Les conditions d’engagement et de sortie (préavis, frais de résiliation, restitution ou rachat du matériel).
Un logiciel légèrement plus cher mais bien adapté, qui réduit les erreurs, accélère le service et vous donne une vraie visibilité sur vos marges, est souvent plus rentable à moyen terme qu’une solution bon marché subie au quotidien.
Les erreurs fréquentes à éviter lors du choix de votre solution
Sur le terrain, on retrouve régulièrement les mêmes écueils lors du choix d’un logiciel d’encaissement en restauration.
- Choisir uniquement sur recommandation d’un commercial bancaire : les packs « tout compris » TPE + caisse peuvent être attractifs, mais ne sont pas toujours adaptés à la complexité d’un service de restauration.
- Se focaliser sur le design plutôt que sur les flux : une interface « jolie » n’est pas forcément efficace dans le rush.
- Sous-estimer le besoin de formation : même un logiciel intuitif nécessite un minimum de formation et d’accompagnement, surtout si les équipes tournent.
- Négliger la question du support : qui répond le samedi soir à 21h si la caisse plante ? Comment ? En combien de temps ?
- Signer un engagement trop long sans test sérieux : mieux vaut une période d’essai ou un engagement initial plus court, le temps de valider l’adéquation à votre fonctionnement.
Une méthode simple pour faire votre sélection
Pour passer du catalogue de fonctionnalités à un choix concret, vous pouvez suivre une démarche en quatre temps.
1. Formaliser vos besoins prioritaires
- Listez vos indispensables (ce sans quoi vous ne signez pas).
- Ajoutez vos « plus » souhaitables (ce qui ferait vraiment la différence pour votre équipe).
- Hiérarchisez-les : tous les souhaits ne se valent pas.
2. Shortlister 3 à 5 solutions maximum
- Appuyez-vous sur des retours d’autres restaurateurs, des avis indépendants, des salons professionnels.
- Éliminez d’office les solutions non conformes ou clairement surdimensionnées / sous-dimensionnées pour votre établissement.
3. Organiser des démonstrations ciblées
- Transmettez à chaque éditeur votre scénario type de service (nombre de couverts, type de carte, organisation salle/cuisine).
- Demandez une démo orientée cas d’usage : prise de commande, modification, encaissement, rapport de fin de service, etc.
- Impliquez au moins un futur utilisateur (chef de rang, responsable de salle…).
4. Tester en conditions réelles dès que possible
- Si l’éditeur le permet, mettez en place un pilote sur un ou deux services réels.
- Notez les irritants, les fonctionnalités manquantes, les points forts constatés par l’équipe.
- Affinez ensuite la négociation (tarifs, matériel, support) avec une vision concrète de ce que la solution vous apporte.
Un logiciel d’encaissement ne va pas, à lui seul, remplir votre salle ni transformer votre carte. En revanche, bien choisi, il peut supprimer une partie des frictions qui usent vos équipes et dégradent votre expérience client : erreurs de commande, lenteurs de service, notes approximatives, fin de service chaotique. En restauration, c’est souvent cette somme de « petits » gains opérationnels, répétée chaque jour, qui finit par faire la différence sur la rentabilité et la sérénité de votre établissement.