Gérer un club sportif aujourd’hui, ce n’est plus seulement réserver un gymnase et faire signer des licences. Entre les adhésions, les cotisations, les certificats médicaux, les créneaux d’entraînement, les stages, les tournois, la boutique en ligne… l’administratif peut vite prendre le pas sur le terrain.

Bonne nouvelle : il existe des logiciels de gestion de club sportif gratuits ou très abordables. Mauvaise nouvelle : tous ne se valent pas, et le “100 % gratuit” cache souvent des limites importantes.

Dans cet article, on va passer en revue les principales options pour gérer gratuitement (ou presque) :

• vos adhérents
• vos cotisations et paiements
• vos activités (entraînements, stages, événements)

Avec, pour chaque cas, des exemples concrets d’usage, les avantages… et les pièges à connaître avant de basculer tout votre club dessus.

De quoi un club sportif a-t-il vraiment besoin ?

Avant de chercher “le meilleur logiciel gratuit”, il faut clarifier le cahier des charges minimal d’un club sportif, même associatif et 100 % bénévole.

Dans 90 % des clubs que j’ai rencontrés, les besoins tournent autour de quatre blocs :

• Gestion des adhérents : fiches membres, informations de contact, catégories (jeunes, seniors, loisirs, compétiteurs), licences, certificats médicaux, autorisations parentales, etc.
• Cotisations et finances : tarifs par catégorie, remises (familles, multi-activités), paiement en ligne, suivi des règlements, relances automatiques, export comptable.
• Planification des activités : créneaux d’entraînement, réservation de terrains ou salles, gestion des groupes, listes de présence, stages, événements.
• Communication : e-mails ou SMS aux adhérents ou aux parents, informations sur les matchs, changements de planning de dernière minute, rappel des événements.

Un bon logiciel de gestion de club sportif doit donc vous aider à centraliser tout ça… sans vous rajouter une couche de complexité.

Et c’est là que la frontière se dessine entre :

• les outils “associatifs” pensés pour les clubs (HelloAsso, Joinly, Yapla…)
• les outils “génériques” (tableurs, CRM, outils de gestion de projet) que certains clubs détournent à leur avantage.

Les solutions 100 % gratuites spécialisées clubs sportifs

Il existe quelques acteurs pensés pour les associations sportives, avec un modèle économique basé non pas sur un abonnement, mais sur les frais ou pourboires laissés par les adhérents.

HelloAsso : l’outil gratuit le plus répandu dans les clubs

HelloAsso est devenu un standard dans le monde associatif français. Ce n’est pas un logiciel “club sportif” à proprement parler, mais il coche beaucoup de cases.

Ce que vous pouvez faire gratuitement :

• Créer des formulaires d’adhésion en ligne, avec collecte d’infos personnalisée (catégorie, certificat médical, autorisation photo, etc.)
• Encaisser les cotisations par carte bancaire, sans frais obligatoires pour l’association (les adhérents sont incités à laisser un pourboire à HelloAsso)
• Gérer des campagnes de dons pour financer du matériel, des déplacements, un projet de rénovation de vestiaires
• Organiser l’inscription aux événements (tournois, stages, soirées du club, loto sportif…)
• Exporter les données des adhérents en CSV/Excel pour les traiter dans un autre outil

Cas d’usage typique : un club de handball de 200 licenciés crée un formulaire d’adhésion par catégorie (jeunes, adultes, loisir, compétition). Les parents renseignent les infos, téléchargent le certificat médical et payent en ligne. Le trésorier a un tableau de suivi clair, sans courir après les chèques.

Les points forts :

• Véritablement sans abonnement, sans frais bancaires imposés pour l’association
• Interface relativement simple pour les bénévoles peu à l’aise avec le numérique
• Grosse base d’utilisateurs : beaucoup de guides, de retours d’expérience, et de clubs voisins qui peuvent vous aider

Les limites :

• Pas de gestion avancée des plannings d’entraînement ou des terrains
• La base adhérents reste assez basique : pas de vue très fine par groupe d’entraînement, pas de suivi des présences
• Gestion comptable limitée : exports OK, mais vous devrez souvent retraiter les données dans un tableur ou un logiciel comptable

En résumé : excellent point de départ pour tout ce qui touche aux adhésions et aux paiements, mais à compléter si vous voulez structurer toute la vie sportive du club.

Joinly : inscriptions sportives et compétitions simplifiées

Joinly cible plus spécifiquement les clubs sportifs, avec une approche centrée sur les inscriptions aux activités.

Fonctionnalités utiles pour un club :

• Gestion des inscriptions en ligne aux adhésions, cours, stages, tournois
• Collecte de documents et justificatifs (licence, certificat médical)
• Suivi des paiements avec possibilité de paiements en plusieurs fois
• Possibilité de lier des formulaires à une fédération ou un comité quand des partenariats existent

Le modèle économique repose là aussi sur des frais appliqués aux paiements en ligne (intégrés ou non dans le prix, selon ce que vous choisissez).

Les atouts :

• Interface pensée pour le sport, vocabulaire familier des clubs
• Simplifie l’organisation d’événements payants (tournois, stages d’été, formations)
• Permet une vision assez claire des participants par activité

Les bémols :

• Moins polyvalent que HelloAsso pour d’autres types de campagnes (dons, crowdfunding, etc.)
• Pas de module complet de gestion des entraînements et présences
• Gratuité dépendante des frais sur paiements : à étudier selon vos montants de cotisations

Joinly devient pertinent si votre enjeu principal est de fluidifier les inscriptions aux activités sportives, notamment pour les stages, tournois et événements réguliers.

Yapla : une offre gratuite… mais limitée

Yapla propose une plateforme de gestion pour associations avec une formule gratuite incluant :

• Gestion de base des membres
• Formulaires d’adhésion avec paiement en ligne
• Envoi d’e-mails aux adhérents

La version gratuite est intéressante pour démarrer, mais vous atteignez rapidement les limites :

• Nombre de contacts limité
• Moins de personnalisation des formulaires
• Certaines fonctionnalités avancées (site web, compta, événements complexes) réservées aux offres payantes

Pour un petit club (moins de 100 adhérents) qui veut tester la gestion centralisée des membres, c’est une piste. Au-delà, il faut rapidement passer sur une version payante ou compléter avec d’autres outils.

Les combinaisons “malines” d’outils gratuits

Beaucoup de clubs n’utilisent pas un seul “gros” logiciel, mais une combinaison d’outils gratuits qui, mis bout à bout, couvrent 80 % des besoins.

Tableurs (Excel, Google Sheets) : le couteau suisse qui refuse de mourir

Dans la majorité des clubs, la “base adhérents” historique, c’est un tableur. Et ce n’est pas forcément un problème… si on l’utilise correctement.

En pratique, un bon fichier peut vous servir à :

• Lister tous les adhérents, avec leurs infos de contact, catégories, certificats, etc.
• Suivre l’état des cotisations : payé / en attente / en plusieurs fois
• Créer des vues par équipe, par groupe, par catégorie via des filtres et tableaux croisés
• Préparer les exports pour la fédération ou pour la mairie

Astuce de terrain : certains clubs créent un onglet par saison (2023-2024, 2024-2025…) pour garder l’historique, et un onglet “Tableau de bord” avec quelques indicateurs simples (nombre d’adhérents par catégorie, taux de renouvellement, etc.).

Les avantages :

• Gratuit (avec Google Sheets) ou déjà payé (avec Excel)
• Ultra flexible : on peut ajouter les colonnes dont on a besoin, quand on en a besoin
• Facile à partager avec les membres du bureau via Google Drive ou OneDrive

Les risques :

• Fichiers dupliqués, pas à jour, envoyés par e-mail à droite à gauche
• Sécurité et RGPD : données sensibles parfois stockées sans protection
• Pas de liaison native avec les paiements en ligne ou la communication

Le tableur reste un excellent socle à condition de le connecter à un outil de paiement (HelloAsso, Joinly…) et d’adopter une discipline de mise à jour.

Outils de paiement en ligne + tableur : un duo très efficace

Un montage qui fonctionne bien dans les clubs :

• Utiliser HelloAsso (ou Joinly) pour les adhésions et paiements en ligne
• Exporter régulièrement les données dans Google Sheets pour piloter les adhérents, les catégories, les encaissements

Concrètement :

• Le parent inscrit son enfant sur HelloAsso, paye la cotisation, télécharge les documents
• Une fois par semaine, le trésorier exporte les inscriptions et les consolide dans un Google Sheets “base adhérents”
• Les coachs consultent ce fichier (en lecture seule) pour suivre les licences à jour, les coordonnées des parents, etc.

C’est loin d’être “automatisé à 100 %”, mais pour un club de 50 à 400 adhérents, ce système est souvent largement suffisant et 100 % gratuit (hors frais éventuels sur paiements).

Outils de communication : WhatsApp, e-mailing, et un peu d’organisation

Côté communication, les clubs jonglent souvent entre :

• WhatsApp, Signal ou Telegram pour les groupes par équipe
• Mailchimp ou l’outil d’e-mailing intégré à leur hébergeur pour les newsletters
• Facebook, Instagram ou un site vitrine pour la communication externe

Là encore, il s’agit plus d’organiser ce qui existe déjà que d’ajouter un logiciel de plus.

Une organisation simple et efficace :

• Un fichier adhérents propre (Google Sheets) avec des colonnes “Équipe / Groupe / Catégorie”
• Une liste d’e-mails synchronisée dans un outil d’e-mailing gratuit (Mailchimp ou équivalent)
• Des groupes WhatsApp par équipe, gérés par les coachs, avec une règle claire : uniquement des infos liées au sport (pas de flood, pas de hors sujet)

Vous n’avez pas besoin d’un “super logiciel club” pour communiquer correctement, mais d’un minimum de règles internes et d’un référentiel d’adhérents à jour.

Et pour gérer les entraînements, les matchs et les présences ?

Sur ce point, les solutions gratuites sont plus rares. Beaucoup de logiciels de gestion sportive complets (type Deciplus, Sportsregions, AssoConnect, etc.) sont payants, même s’ils proposent parfois des formules d’essai ou des tarifs associatifs.

Pour rester en gratuit, certains clubs bricolent des solutions hybrides :

• Planning des entraînements : Google Calendar ou calendrier partagé, consultable par tous, éventuellement intégré au site du club
• Suivi des présences : feuille de présence sur Google Sheets, ou formulaire Google Forms rempli à chaque séance par l’entraîneur
• Organisation des déplacements (covoiturage, composition d’équipe) : groupes WhatsApp ou outils dédiés comme SportEasy (gratuit jusqu’à un certain nombre de fonctionnalités, puis payant)

SportEasy est un cas intéressant : la version gratuite permet déjà de gérer :

• Les équipes, les matchs, les convocations
• Les listes de présence et l’organisation des déplacements
• Un fil d’actualité par équipe

En revanche, ce n’est pas un outil de gestion administrative (adhérents, cotisations, compta). Il vient plutôt en complément, côté “terrain”.

Gratuit vs payant : quand il est rationnel d’investir

La question à se poser n’est pas “Peut-on tout faire gratuitement ?” mais plutôt : “À partir de quand le coût en temps bénévole devient-il plus cher qu’un abonnement logiciel raisonnable ?”.

Quelques signaux qui montrent que les solutions 100 % gratuites atteignent leurs limites :

• Le trésorier passe des soirées entières à pointer les paiements entre HelloAsso, le compte bancaire et le tableur
• Les entraîneurs se plaignent de ne pas avoir une vision claire des licences à jour ou des certificats médicaux
• Vous multipliez les fichiers Excel non synchronisés, chacun avec sa partie de vérité
• La mise en conformité RGPD devient un casse-tête (données partout, droits d’accès flous)

Dans ces cas-là, un logiciel payant à 20, 30 ou 50 € par mois peut rapidement devenir rentable, si :

• il vous fait gagner plusieurs heures de gestion par semaine
• il évite des erreurs coûteuses (oubli de licence, double encaissement, adhérent “perdu” en route)
• il améliore l’expérience des adhérents (inscriptions simples, paiements fluides, infos claires)

Un calcul simple à poser en bureau : si un logiciel permet d’économiser ne serait-ce que 10 heures de bénévolat par mois, à 15 € de “valeur” l’heure de bénévolat, cela représente 150 € de valeur créée. Payer 30 à 50 € pour ça devient logique.

Comment choisir une solution gratuite (ou presque) adaptée à votre club ?

Pour éviter de perdre du temps à tester tous les outils du marché, vous pouvez procéder en trois étapes :

1. Cartographiez vos vrais besoins

• Avez-vous surtout un problème de paiement des cotisations ?
• De communication avec les adhérents ?
• De centralisation des données (adhérents, documents, licences) ?
• De gestion des entraînements et des matchs ?

Classez vos besoins en “indispensable” / “utile” / “nice to have”.

2. Testez une combinaison limitée d’outils

Par exemple :

• Pour un petit club (moins de 100 adhérents) : HelloAsso + Google Sheets + WhatsApp
• Pour un club moyen (100–400 adhérents) : HelloAsso ou Joinly + Google Sheets bien structuré + SportEasy pour les équipes
• Pour un gros club (400+ adhérents) : réfléchir rapidement à un outil plus intégré, quitte à ne pas rester 100 % gratuit

Limitez-vous à 2 ou 3 outils maximum pour éviter l’usine à gaz.

3. Formalisez vos règles de fonctionnement

• Qui met à jour la base adhérents, et à quelle fréquence ?
• Qui a accès à quelles données ? (bureau, trésorier, coachs…)
• Quels canaux de communication pour quelles infos ? (mail pour les infos officielles, WhatsApp pour le dernier moment, etc.)

Un outil gratuit mal cadré fera perdre plus de temps qu’il n’en fait gagner.

En pratique : trois scénarios types et leurs solutions

Pour terminer de manière concrète, voici trois “profils” de clubs et une configuration d’outils gratuits adaptée à chacun.

Scénario 1 : petit club multisports, 60 adhérents

• Adhésions et cotisations : HelloAsso (un formulaire unique avec choix de la section sportive)
• Base adhérents : Google Sheets partagé avec le bureau
• Communication : e-mails via l’adresse du club + groupes WhatsApp par section
• Outil terrain : planning simple sur Google Calendar, affiché sur le site ou en PDF

Scénario 2 : club de foot, 250 licenciés, plusieurs équipes jeunes et seniors

• Adhésions et paiements : Joinly (catégories par équipe, options pour équipements)
• Base centrale : Google Sheets construit avec des vues par équipe
• Gestion des équipes : SportEasy (version gratuite) pour les convocations, présences et covoiturage
• Communication : newsletter mensuelle via un outil d’e-mailing gratuit + groupes WhatsApp par équipe

Scénario 3 : club de gymnastique, 450 adhérents, beaucoup de créneaux et de groupes

• Adhésions, paiements, communication : HelloAsso ou Yapla (à évaluer selon les besoins de segmentation)
• Base adhérents + suivi administratif : Google Sheets très structuré, avec vues par groupe et par créneau
• Gestion interne : réflexion sur un logiciel plus intégré à moyen terme (type AssoConnect ou équivalent), car le volume commence à rendre les solutions 100 % gratuites moins efficaces

En résumé, il existe aujourd’hui suffisamment de solutions gratuites pour qu’un club puisse démarrer sa transformation numérique sans budget : formulaires d’adhésion, paiements en ligne, base adhérents propre, communication mieux organisée.

La vraie question n’est donc pas : “Quel est le meilleur logiciel gratuit ?”, mais plutôt : “Quelle est la combinaison minimale d’outils qui va simplifier la vie des bénévoles et des adhérents, sans vous enfermer dans une usine à gaz impossible à maintenir ?”.